Estructura organizacional, tipos de organización y
organigramas
Estructura organizacional de una empresa u organización
La estructura organizacional es fundamental en
todas las empresas, define muchas características de cómo se va a organizar,
tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando,
organigramas y departamentalizaciones, entre otras.
Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.
Proviene
del latín órganon que significa órgano como elemento de un sistema. Ampliando
más este concepto, organizar es el proceso de distribuir actividades, recursos,
a través de la división de funciones, definiendo las autoridades y
responsabilidades de cada departamento para que la empresa pueda alcanzar de
una forma fácil sus metas.
Estructura:
Ensamblaje de una construcción, una ordenación
relativamente duradera de las partes de un todo y su relación entre ellas. Una definición muy general no solo para
la administración donde esta palabra procede del latín estructura que se
refiere a disposición orden de las partes dentro de un todo, es un grupo de
elementos unidos que tienen la capacidad de soportar grandes cargas sin
romperse ni deformarse.
Esto
nos hace reflexionar acerca de la importancia de que exista una estructura en la organización por lo que podemos definir lo
siguiente:
La estructura organizacional es la división de todas
las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o
departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y
coordinación buscan alcanzar objetivos.
La estructura de una organización se encuentra dividida por
dos grandes áreas: La estructura formal e informal.
Tipos de estructura organizacional
La
estructura es la base fundamental de la empresa donde se realiza las divisiones
de las actividades para formar departamentos y posteriormente definir la
autoridad con la finalidad de alcanzar los objetivos pero también todo lo que
surge de manera espontánea de la interacción entre los integrantes. Tomando en
cuenta estas dos vertientes la estructura se divide principalmente en
estructura formal e informal.
Estructura formal
Esta
estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las
actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar
los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los
principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad,
delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga
de trabajo, entre otras. En la figura1 se muestra que la estructura formal esta
integrada de las partes que forman a una organización y su relación entre si a
través de los principios fundamentales de la organización que se establecen con
ayuda de las herramientas y se presentan en forma verbal o documentos
públicamente donde los algunos de los integrantes puedan consultar, como está
regida la estructura formal de la organización.
Estructura informal
Su
origen está en la estructura formal ya que de ahí parte la formación de
estructuras de las relaciones entre los miembros que conforme a una mezcla de
factores que dan origen a este tipo de estructura.
La
estructura informal obedece al orden social y estas suelen ser más dinámicas
que las formales. En la figura que se muestra a continuación, se observa que
la estructura informal se integra a través de relaciones entre personas de
acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son
representadas verbalmente de manera pública.
(nuevo tema)
El diagrama organizacional u organigrama
Organigramas lineo funcionales
Tipos de organigramas
a) Por el tipo de naturaleza se
dividen en tres tipos:
- Microadministrativos: Este organigrama solo a una organización y
puede ser un organigrama de forma general del toda la empresa o solo de
una área.
- Macroadministrativas: En este organigrama se involucran más de una
empresa
- Mesoadministrativo: Involucra a una o más organizaciones, pero de
un mismo giro.
b) Por su finalidad
Están
integrados por cuatro subcategorías:
- Informativo: Este tipo de organigrama está pensado para ser difundido de
manera pública, para que cualquier persona los pueda visualizar.
- Analítico: Este organigrama es de carácter analista del comportamiento organizacional.
- Formal: Es desde el punto de vista legal cuando el representante o
socios determinan la estructura de la organización y este cuenta con un
instrumento.
- Informal: Este organigrama contrario al anterior no cuenta con tal
instrumento escrito.
c) Por su ámbito:
Esta
clase se subdivide en dos tipos.
Generales:
Resalta la información importante de una organización hasta cierto nivel
jerárquico a continuación, en la figura se muestra una ejemplo de este
organigrama.
Específicos: Este organigrama detalla un área a detalle como se muestra en la figura.
d) Por su contenido
Esta
clase se subdivide en tres tipos los integrales, funcionales y de puestos,
plazas y unidades. A continuación se detalla cada uno:
Integrales: Este organigrama representa toda la estructura de
la organización pero relacionan la jerarquía entre los departamentos así como
también la dependencia que existen entre ellos. En la Figura, se muestra de
forma gráfica este organigrama.
Funcionales: Esta estructura gráfica resalta las principales
funciones que tienen a cargo los diferentes departamentos. En la figura se
muestra un ejemplo de este tipo de organigrama.
De puestos: Organigrama de gran importancia en el área de
recursos humanos debido a que aparecen los nombres de las personas que integran
cada área y el número de personas que ahí, es útil porque es fácil determinar
en que nivel se encuentran las personas y a donde pueden ascender o ser movidas
de puesto da una visión más general de los niveles y dependencias entre el personal.
En la figura se muestra en ejemplo.
e) Por su distribución gráfica
Este
grupo se encuentra clasificado por cuatro diferentes organigramas.
Horizontales: Se forman de izquierda a derecha, la persona de
mayor jerarquía se encuentra en la parte de izquierda y los demás niveles hacia
la derecha.
De bloque:
son derivados de los verticales y permite que los últimos niveles jerárquicos
aparezcan a continuación en la figura se muestra su estructura.
Circulares: La persona o unidad de mayor jerarquía se encuentra en el centro y también está formado por círculos y cada circulo representa el nivel jerárquico equivale a mayor jerarquía los que se encuentran del centro hacia afuera. En la figura se muestra este grafico.
Fuentes de Información interna y externa.
Para conseguir las metas marcadas
y prevenir los futuros cambios del entorno será necesario realizar una recogida
de información, tanto del exterior como del interior de la empresa. Y para ello
necesitaremos conocer y saber gestionar las fuentes de información existentes.
Fuente de información:
Desde un punto de vista empresarial, la fuente de información es “el
documento, obra o material que sirve de información o de inspiración para la
toma de decisiones de la empresa”.
Las fuentes de información de la
empresa se dividen en internas y externas.
Fuentes internas
Las
fuentes internas, son aquellas que se encuentran dentro de la propia empresa y
pueden ser escritas, personales o audiovisuales. Estas fuentes internas se
dividen en primarias y secundarias.
Primarias:
Las fuentes primarias internas,
son aquellas informaciones que la empresa recopila directamente; creando una
información nueva y original. Son datos que no existen y que se crean expresamente
para su estudio y análisis. Estas fuentes las podemos dividir según quien sea
el público interno emisor:
– Fuerza de ventas:
captación de nuevos clientes, pedidos de venta, información sobre la
competencia, reclamaciones y quejas de clientes…
– Personal de administración:
fichas de clientes y proveedores, registro de ventas y de envíos, registros
contables, registros de producción…
– Personal de producción:
partes de averías, partes de entradas y salidas de almacén, partes de horas
máquina y horas hombre…
Secundarias:
Se entiende por fuentes de
información interna secundarias a toda aquella información que ya han sido
procesadas con anterioridad. Es decir, cualquier soporte de información que
posea la empresa diferente a los datos básicos de estudio. Entre estas fuentes
podremos encontrarnos con:
– Informes de marketing y
comerciales.
– Informes contables.
– Informes económicos
financieros.
– Informes de comunicación.
– Informes de producción y
logística.
– Informes de recursos humanos.
– Informes jurídicos.
– Informes de calidad y seguridad
alimentaria.
– Cuadro de mandos integral.
Fuentes Externas
Las fuentes de
información externa de la empresa nos permitirán satisfacer unas necesidades
informativas y proporcionarán a la gerencia una información actualizada,
relevante, fiable y válida, imprescindible para la resolución de problemas y
una óptima toma de decisiones.
Las empresas deben
conocer lo que ocurre a su alrededor para estar preparadas a la hora de tomar
decisiones. La información se convierte en un activo fundamental si queremos
adaptar nuestra empresa a los cambios, cada vez más repentinos, del entorno en
el que nos encontramos.
Además de las ya
citadas Fuentes de Infoemción Internar, las organizaciones deben recabar toda la
información posible de su entorno, recurriendo a las fuentes de comunicación
externas. Unas fuentes muy ricas en información que se dividen de la siguiente
forma:
Primarias:
Las fuentes
primarias externas, son aquellas que se recopilan explícitamente para un fin
informativo o investigación concreta. Para ello es necesario saber qué
información queremos conseguir, a quién nos hemos de dirigir, dónde hemos de
recabar dicha información y de qué forma.
Los públicos
emisores y la información del exterior que nos pueden proporcionar son los
siguientes:
– Distribuidores: pedidos
de venta, información sobre la competencia, reclamaciones y quejas de clientes…
– Clientes: sondeos
para una investigación de mercado, sugerencias, reclamaciones y quejas…
– Consumidores: gustos,
sondeos para una investigación de mercado, experiencias, satisfacción…
– Proveedores: información
sobre nuevos productos y servicios, ofertas…
Las formas de
recopilar esta información pueden ser cualitativas (entrevistas, dinámicas de
grupo, técnicas proyectivas, técnicas de creatividad, observación…) o
cuantitativas (encuestas, panel y ómnibus).
Secundarias:
Se entiende por fuentes
de información externa secundarias a toda aquella información que ya ha sido
recopilada, publicada o que se encuentra disponible, y que poseía un objetivo
informativo distinto al que nuestra empresa busca. Debido a su bajo coste y accesibilidad es preferible
indagar entre estas fuentes antes que dirigirse a las fuentes primarias; eso sí
una vez recopilada deberá ser examinada con detenimiento para evitar sesgos
informativos e interpretaciones erróneas.
Las principales fuentes de información externa
secundaria son:
–
Publicaciones especializadas sobre información empresarial general y sectorial.
–
Noticias divulgadas por los propios competidores.
–
La publicidad y las relaciones públicas efectuadas.
–
Las firmas de consultoría que venden información.
–
Medios de comunicación
–
Las asociaciones empresariales.
–
Las fuentes gubernamentales nacionales o locales (Registro Mercantil, Registro
de la Propiedad)
Además de estas
fuentes, la empresa deberá estar atenta a cualquier cambio que se produzca, y
le afecte directamente, en los siguientes campos: demográfico, sociocultural,
medioambiental, político, tecnológico, económico y legal.
Para recopilar,
clasificar, evaluar, y distribuir toda esta información será necesario
implantar un efectivo y eficaz sistema integrado por personas, equipos y
procedimientos. Este sistema de información ayudará a los responsables de la
empresa en su planificación, ejecución y control de los objetivos marcados.
Medios de
recopilación de Información.
Como podemos ver resulta difícil obtener la información sin ayuda de
algunas herramientas. Para tales finas podemos utilizar.
CUESTIONARIO:
Puede diseñarse para que lo responda el ocupante del puesto, el jefe
inmediato o cualquier otro informador (cuyas características son obvias), sin
importar quién sea el informador el contenido debe cumplir con las necesidades
que justifican el desarrollo del programa de análisis y descripción
de puestos.
Es importante da una clara, amplia y honesta explicación de lo que se
espera de él o los informadores y la utilización que se hará de la información
recabada. También es importante señalar que es lo que “no se debe esperar
del programa’, este requisito es válido en cualquier medio de levantamiento
de información.
ENTREVISTA:
Se reúnen dos o más personas con el objeto de recabar información para
elaborar la descripción del puesto y puede efectuarla el analista, el ocupante
(que es lo más recomendable) con el jefe del mismo.
Es útil contar con una guía ya que ayuda a evitar omisiones, así como a
unificar el formato de las descripciones que se incluirán en el programa. Esto
también es importante cuando se recomendé el trabajo a más de un analista. Si
quien diseño el programa no levanta directamente la infamación, requerirá
entrenar y homogenizar el trabajo y aun el estilo de quienes recaben
información y garantizar así la calidad de los pasos subsecuentes.
LA OBSERVACION DIRECTA:
Esta técnica consiste en observar al ocupante del puesto cuando realiza las labores propias del puesto, tomar las notas pertinentes y, finalmente con esa base describir el puesto. Se utiliza sobre todo para trabajo repetitivo o rutinario que no requieren mayores explicaciones. Es poco usual y se utiliza cuando en un solo día o menos podemos obtener la información de sus diferentes funciones.
Así mismo
ResponderEliminaryo diria que mayor mente pasa asi
ResponderEliminarEs así.
ResponderEliminar